Politique de Confidentialité — Zlexity Business

La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont f-Money LLC, opérateur actuel de Zlexity Business, collecte, utilise, conserve, protège et, lorsque cela est nécessaire, partage les données à caractère personnel traitées dans le cadre de ses services.

Zlexity Business est une solution professionnelle destinée à accompagner les entreprises dans la gestion, la digitalisation et l'organisation de leurs activités.

Cette politique s'applique aux données traitées dans le cadre :

• du site et des services Zlexity Business ;
• des comptes utilisateurs ;
• des environnements professionnels des Partenaires ;
• des échanges avec Zlexity ;
• des contrats et relations commerciales ;
• des fonctionnalités de gestion ;
• des fonctionnalités d'intelligence artificielle intégrées à Zlexity Business ;
• des services techniques nécessaires au fonctionnement de la solution.

1. Objet

La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont f-Money LLC, opérateur actuel de Zlexity Business, collecte, utilise, conserve, protège et, lorsque cela est nécessaire, partage les données à caractère personnel traitées dans le cadre de ses services.

Zlexity Business est une solution professionnelle destinée à accompagner les entreprises dans la gestion, la digitalisation et l'organisation de leurs activités.

Cette politique s'applique aux données traitées dans le cadre :

• du site et des services Zlexity Business ;
• des comptes utilisateurs ;
• des environnements professionnels des Partenaires ;
• des échanges avec Zlexity ;
• des contrats et relations commerciales ;
• des fonctionnalités de gestion ;
• des fonctionnalités d'intelligence artificielle intégrées à Zlexity Business ;
• des services techniques nécessaires au fonctionnement de la solution.

2. Responsable du traitement

L'opérateur actuel de Zlexity Business est :

f-Money LLC

Zlexity Business est actuellement exploité sous f-Money LLC et a vocation à évoluer ultérieurement vers une structure juridique distincte.

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement des données :

Email : abdouljalilagsalah82@gmail.com

3. Données pouvant être traitées

Selon l'utilisation de Zlexity Business, différentes catégories de données peuvent être traitées.

3.1. Données de compte

Elles peuvent notamment comprendre :

• nom et prénom ;
• adresse email ;
• numéro de téléphone ;
• identifiants de connexion ;
• informations relatives au compte ;
• rôle et niveau d'accès ;
• informations nécessaires à l'authentification et à la sécurité.

3.2. Données de l'entreprise

Lorsqu'une entreprise utilise Zlexity Business, certaines informations peuvent être enregistrées, notamment :

• nom de l'entreprise ;
• secteur d'activité ;
• coordonnées ;
• adresse ;
• logo ;
• informations professionnelles ;
• informations relatives à son organisation ;
• informations relatives à son abonnement ou à son contrat.

3.3. Données de gestion

Selon les besoins de l'entreprise et les fonctionnalités activées, Zlexity Business peut traiter des informations relatives notamment :

• aux ventes ;
• aux produits ;
• aux stocks ;
• aux clients ;
• aux fournisseurs ;
• aux employés ;
• aux dépenses ;
• aux revenus ;
• aux commandes ;
• aux paiements ;
• aux factures ;
• aux documents ;
• aux rapports ;
• aux performances de l'entreprise.

La nature exacte des données dépend de l'activité et de la configuration de l'environnement du Partenaire.

3.4. Données concernant des tiers

Une entreprise utilisant Zlexity Business peut enregistrer des informations concernant ses propres clients, employés, fournisseurs ou autres personnes avec lesquelles elle travaille.

Dans ce cas, le Partenaire demeure responsable de s'assurer qu'il dispose d'une base légale appropriée et qu'il informe les personnes concernées lorsque la réglementation l'exige.

4. Pourquoi les données sont-elles utilisées ?

Les données peuvent être utilisées afin de :

• créer et administrer les comptes ;
• fournir les services Zlexity Business ;
• personnaliser l'environnement professionnel ;
• permettre la gestion de l'activité de l'entreprise ;
• exécuter les fonctionnalités demandées ;
• assurer la sécurité des comptes et des systèmes ;
• assurer le support et l'assistance ;
• gérer les contrats ;
• gérer les abonnements et paiements ;
• produire des rapports ;
• améliorer les services ;
• détecter les erreurs et problèmes techniques ;
• prévenir les utilisations frauduleuses ou abusives ;
• respecter les obligations légales applicables.

Les données ne sont pas collectées pour une finalité incompatible avec celle pour laquelle elles ont été obtenues.

5. Zlexity Business et l'intelligence artificielle

Zlexity Business peut intégrer des fonctionnalités d'intelligence artificielle destinées notamment à assister l'entreprise dans l'utilisation et l'analyse de ses données.

Selon les fonctionnalités disponibles, l'IA peut notamment :

• répondre aux questions relatives à l'activité ;
• analyser des informations disponibles ;
• identifier certaines tendances ;
• signaler certains points d'attention ;
• produire des recommandations ;
• assister l'utilisateur dans certaines opérations ;
• interpréter des demandes formulées naturellement ou vocalement lorsque cette fonctionnalité est disponible.

L'intelligence artificielle ne doit pas être considérée comme une autorité autonome sur les données de l'entreprise.

Les fonctionnalités et opérations accessibles à l'IA sont limitées par les capacités, autorisations et configurations prévues par Zlexity Business.

L'IA ne peut pas créer librement de nouvelles fonctionnalités, accéder à des données auxquelles elle n'est pas autorisée à accéder ou modifier arbitrairement la configuration de l'environnement de l'entreprise.

6. Utilisation des données par l'intelligence artificielle

Les données d'une entreprise sont traitées dans le cadre de son environnement et des fonctionnalités auxquelles elle a accès.

Les données professionnelles d'un Partenaire ne sont pas destinées à être utilisées pour créer une mémoire commerciale commune accessible à d'autres entreprises utilisant Zlexity Business.

Les données d'un Partenaire ne sont pas volontairement mélangées aux données d'un autre Partenaire afin de leur fournir des informations croisées.

Lorsqu'une fonctionnalité d'intelligence artificielle nécessite l'accès à certaines données de l'entreprise, cet accès est limité aux données et opérations nécessaires à la fonctionnalité concernée.

7. Séparation des environnements des Partenaires

Zlexity Business fonctionne avec une infrastructure centrale permettant notamment de gérer les comptes, les entreprises, les accès, les configurations, les contrats, les abonnements et les paramètres de service.

Les données opérationnelles propres à chaque entreprise peuvent être conservées dans une infrastructure externe dédiée ou configurée pour cette entreprise, selon l'architecture retenue pour son environnement.

Les environnements des différents Partenaires sont logiquement séparés.

Un Partenaire ne doit pas pouvoir accéder aux données privées d'un autre Partenaire par l'intermédiaire de Zlexity Business.

8. Infrastructure et services techniques

Zlexity Business peut utiliser différents fournisseurs de services techniques nécessaires à son fonctionnement.

Selon les besoins du service, ces infrastructures peuvent notamment comprendre :

• Google Cloud ;
• Cloudflare ;
• Cloudflare R2 ;
• Cloudflare D1 ;
• d'autres services techniques nécessaires au fonctionnement d'un environnement professionnel.

Les services effectivement utilisés peuvent évoluer au cours du développement et de l'évolution de Zlexity Business.

Les fournisseurs techniques concernés peuvent traiter certaines données uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services.

Les informations d'authentification, clés secrètes et identifiants techniques sensibles ne sont pas destinés à être exposés aux utilisateurs finaux.

9. Fichiers, images et documents

Zlexity Business peut permettre l'enregistrement de fichiers, images, logos, documents et autres contenus nécessaires à l'activité de l'entreprise.

Selon la fonctionnalité utilisée, ces contenus peuvent être stockés sur des infrastructures techniques tierces.

Les fichiers sont traités afin de fournir la fonctionnalité pour laquelle ils ont été enregistrés.

Le Partenaire demeure responsable des contenus qu'il importe dans Zlexity Business et doit s'assurer qu'il dispose des droits nécessaires pour les utiliser.

10. Sécurité

f-Money LLC met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à protéger les données contre notamment :

• les accès non autorisés ;
• la perte ;
• la destruction ;
• la modification non autorisée ;
• la divulgation non autorisée ;
• les utilisations abusives.

Les accès aux informations sont limités selon les rôles et autorisations prévus par le système.

Lorsque cela est approprié, les communications avec les services sont protégées par des mécanismes de chiffrement et des protocoles sécurisés.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, f-Money LLC ne peut garantir qu'un incident de sécurité ne surviendra jamais.

En cas d'incident nécessitant une notification conformément à la réglementation applicable, les mesures appropriées seront prises.

11. Accès aux données

L'accès aux données dépend du rôle attribué à chaque utilisateur.

Les fondateurs, administrateurs, employés et autres utilisateurs peuvent disposer de niveaux d'accès différents selon leurs fonctions et autorisations.

Les accès sont destinés à être limités aux informations nécessaires à l'exercice des fonctions concernées.

f-Money LLC peut conserver des informations techniques relatives aux accès afin d'assurer la sécurité du service, de détecter les anomalies et de protéger les comptes.

12. Données techniques

Certaines informations techniques peuvent être automatiquement collectées lors de l'utilisation des services, notamment :

• adresse IP ;
• type d'appareil ;
• système d'exploitation ;
• navigateur ou environnement applicatif ;
• informations de connexion ;
• journaux techniques ;
• erreurs et événements techniques ;
• informations nécessaires à la sécurité.

Ces informations sont principalement utilisées pour assurer le fonctionnement, la sécurité, la maintenance et l'amélioration du service.

13. Cookies et technologies similaires

Le site Zlexity Business peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires à son fonctionnement.

Selon leur nature, ces technologies peuvent être utilisées pour :

• assurer le fonctionnement du site ;
• maintenir certaines préférences ;
• sécuriser les sessions ;
• mesurer l'utilisation du service ;
• améliorer l'expérience utilisateur.

Lorsque la réglementation applicable l'exige, le consentement de l'utilisateur est recueilli avant l'utilisation des technologies concernées.

14. Paiements et abonnements

Zlexity Business peut proposer différents modes de paiement selon les conditions commerciales convenues avec le Partenaire.

Ces moyens peuvent notamment inclure :

• espèces ;
• Orange Money ;
• Wave ;
• f-Money ;
• autres moyens convenus entre les parties.

Les informations nécessaires au suivi des paiements, factures, contrats et abonnements peuvent être conservées afin d'assurer la gestion commerciale et comptable du service.

Les informations bancaires ou financières sensibles qui ne sont pas nécessaires au fonctionnement du service ne sont pas volontairement collectées.

15. Conservation des données

Les données sont conservées pendant une durée adaptée à leur finalité.

La durée de conservation peut notamment dépendre :

• de la durée du compte ;
• de la durée du contrat ;
• de la durée de l'abonnement ;
• des obligations légales ;
• des besoins de sécurité ;
• de la nécessité de conserver certaines preuves ou historiques.

Certaines informations peuvent être conservées après la fin d'une relation commerciale lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale ou protéger les droits légitimes de f-Money LLC.

16. Fin d'abonnement

À la fin d'un abonnement ou d'un contrat, l'accès aux services peut être suspendu conformément aux conditions contractuelles applicables.

Lorsque cela est prévu par le service ou le contrat, une période peut être accordée au Partenaire afin de renouveler son abonnement ou de récupérer certaines données.

Lorsque les données doivent être supprimées à l'issue de la période applicable, leur suppression est effectuée conformément aux procédures prévues par le service et aux obligations légales applicables.

17. Exportation des données

Lorsque cette fonctionnalité est prévue, un Partenaire peut demander ou effectuer l'exportation de certaines données avant leur suppression.

Selon la nature des données, l'exportation peut notamment prendre la forme de :

• fichiers CSV ;
• documents PDF ;
• images ;
• autres formats disponibles.

Les possibilités exactes d'exportation peuvent dépendre de la configuration de l'environnement et des fonctionnalités disponibles.

18. Suppression des données

Une demande de suppression peut être adressée à f-Money LLC lorsque la suppression est légalement possible.

Certaines données peuvent toutefois être conservées lorsque leur conservation est nécessaire :

• pour respecter une obligation légale ;
• pour établir ou défendre un droit ;
• pour assurer la sécurité ;
• pour conserver une preuve ;
• pour respecter une obligation contractuelle ou comptable.

La suppression peut également être soumise aux obligations du Partenaire lorsque les données concernent ses propres clients, employés ou autres personnes.

19. Droits des personnes

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées peuvent disposer de droits sur leurs données personnelles, notamment :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit de demander la suppression lorsque celle-ci est applicable ;
• droit de faire valoir leurs autres droits prévus par la réglementation.

Les demandes peuvent être adressées à :

abdouljalilagsalah82@gmail.com

f-Money LLC peut demander certaines informations permettant de vérifier l'identité du demandeur lorsque cela est nécessaire pour éviter qu'une personne non autorisée accède aux données d'une autre personne.

20. Responsabilité du Partenaire

Lorsqu'une entreprise utilise Zlexity Business pour enregistrer et gérer des données concernant ses propres clients, employés, fournisseurs ou autres personnes, elle doit respecter les obligations qui lui incombent en tant que responsable de ses propres traitements.

Le Partenaire doit notamment :

• collecter les données de manière licite ;
• informer les personnes concernées lorsque cela est requis ;
• ne collecter que les données nécessaires ;
• respecter les droits des personnes ;
• ne pas utiliser Zlexity Business pour des traitements interdits ou illicites ;
• protéger les identifiants et accès qui lui sont attribués.

Zlexity Business fournit un outil de gestion et de digitalisation. Son utilisation ne transfère pas automatiquement au fournisseur du service toutes les responsabilités légales du Partenaire concernant les traitements qu'il décide lui-même de réaliser.

21. Données sensibles

Le Partenaire ne doit pas enregistrer de données sensibles ou particulièrement protégées dans Zlexity Business lorsqu'une telle utilisation n'est pas prévue ou autorisée par le service.

Lorsque certaines catégories particulières de données sont nécessaires à une activité professionnelle, leur traitement doit respecter les exigences légales applicables.

Des restrictions supplémentaires peuvent être appliquées à certaines fonctionnalités selon la nature des données concernées.

22. Communications

f-Money LLC peut utiliser les coordonnées fournies par le Partenaire afin de communiquer notamment concernant :

• le compte ;
• le contrat ;
• l'abonnement ;
• les paiements ;
• la sécurité ;
• les mises à jour importantes ;
• les incidents ;
• le support.

Les communications commerciales, lorsqu'elles sont proposées, sont soumises aux règles applicables en matière de prospection.

23. Transferts et traitement hors du Mali

Certaines fournisseurs techniques utilisés pour fournir Zlexity Business peuvent traiter ou héberger certaines données depuis des infrastructures situées en dehors du Mali.

Lorsque cela implique un transfert de données à caractère personnel soumis à des exigences particulières, f-Money LLC prend les mesures et effectue les formalités requises par la réglementation applicable.

L'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP) prévoit notamment des procédures relatives aux demandes d'autorisation de transfert de données.

24. Protection des données et APDP

Zlexity Business prend en compte la réglementation applicable en République du Mali en matière de protection des données à caractère personnel, notamment la Loi n°2013-015 du 21 mai 2013, modifiée.

L'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP) est l'autorité administrative indépendante chargée de veiller à la protection des données à caractère personnel au Mali.

f-Money LLC met en œuvre les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de protéger les données traitées dans le cadre de Zlexity Business.

Lorsque la réglementation applicable impose une formalité auprès de l'APDP, notamment une déclaration, une autorisation ou une formalité relative à un transfert de données, f-Money LLC effectue les démarches correspondantes conformément aux exigences applicables.

La présente politique ne constitue pas une déclaration selon laquelle f-Money LLC ou Zlexity Business aurait obtenu une certification, une autorisation ou une validation particulière de l'APDP.

L'APDP rappelle actuellement l'existence d'obligations de conformité, de formalités préalables et de procédures de contrôle et de sanction applicables aux responsables de traitement.

25. Intelligence artificielle et décisions

Les fonctionnalités d'intelligence artificielle de Zlexity Business sont destinées à assister les utilisateurs.

Les résultats générés par l'IA peuvent contenir des erreurs, des approximations ou des interprétations incorrectes.

Les recommandations ou analyses produites par l'IA ne remplacent pas le jugement du responsable de l'entreprise.

Lorsqu'une décision importante concernant une personne est prise par le Partenaire, celui-ci demeure responsable de l'utilisation qui est faite des informations et recommandations fournies par le service.

26. Évolution du service

Zlexity Business est un service en évolution.

Les fonctionnalités, infrastructures, fournisseurs techniques et méthodes de traitement peuvent évoluer afin d'améliorer la sécurité, les performances, les fonctionnalités ou la conformité du service.

Lorsque ces évolutions entraînent une modification importante de la présente politique, une nouvelle version peut être publiée avec une nouvelle date de mise à jour.

27. Modification de la présente politique

Cette Politique de Confidentialité peut être mise à jour lorsque cela est nécessaire, notamment en raison :

• de l'évolution de Zlexity Business ;
• de nouvelles fonctionnalités ;
• de changements techniques ;
• de changements de fournisseurs ;
• de l'évolution de la réglementation ;
• des recommandations ou exigences des autorités compétentes.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut du document.

La poursuite de l'utilisation du service après l'entrée en vigueur d'une nouvelle version vaut prise de connaissance de la politique mise à jour, sous réserve des droits et obligations prévus par la réglementation applicable.

28. Contact

Pour toute question, demande ou réclamation concernant la confidentialité ou le traitement des données personnelles dans le cadre de Zlexity Business :

f-Money LLC

Zlexity Business

Email : abdouljalilagsalah82@gmail.com

Les personnes concernées peuvent également saisir l'autorité compétente en matière de protection des données au Mali lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies.

Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP)
Site officiel : https://apdp.ml
Email : contact@apdp.ml
Téléphone : (+223) 20 23 86 15

29. Entrée en vigueur

La présente Politique de Confidentialité entre en vigueur le :

10 septembre 2026

Elle remplace toute version antérieure de la Politique de Confidentialité de Zlexity Business.